一般人所稱的「存證信函」,其實乃郵局存證信函的簡稱,顧名思義可說是一種具有保存證據效力的函件或書信。所謂「存證信函」,就是經過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件,達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方,因此一般人是不喜歡收到的!而存證信函需準備一式三份,其中郵局留存一份,已被日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明,此亦為郵局存證信函最重要的功能。

 存証信函,到那裡去買 :

存証信函是指郵局存証的信函,通常是寫給對方最後通牒用的,也有聲明自己立場的用的,譬如對方欠你錢不還,你就可以用存証信函傕告他還錢,又譬如你要和對方解除婚約,也可以用來聲明自己解除的主張,這種信在技巧上,一定要記得寫上期限,也就是限對方於收信後幾日內要怎樣怎樣,否則怎樣怎樣,但絕不可流於恐嚇。在格式上一式三份,自己留一份,寄給對方一份,郵局留一份,用雙掛號寄出,也就是掛號寄,明信片再掛號回來。寄信人一定要蓋印章才可以,否則郵局不受理。這種信的內容與□法其實也和一般信件一樣的作用,在法律上並沒有什麼特別作用,所以寫這種信時,也不用特別擔心什麼眼光,只是在用字上特別注意一下即可,譬如催告的用信,特此聲明的用語,譬如不定期的租約或借貸要變成定期時,就可以用這種信。舉例明之:「敬啟者:台端曾於民國     年    月     日向本人借款新台幣              元,俟經屆期,屢催不遂,台端均以          相搪塞, 無清償誠意,為特畫此催告,限於收信後     日內,出面清償,否則依法訴究」,不再寬貸,切勿自誤。

為什麼要以存證信函催告 :

  按支付租金之催告,屬於意思通知之性質,其效力之發生准用民法關於意思表示之規定,我國民法第九十五條第一項前段規定:「非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。」

  為證明出租人曾為催告,其「非對話意思表示」已到達對方,避免各說各話的情形,最好的方式就是以存證信函寄達。一旦送達對方,無論對方如何狡辯,寄件人均已掌握有利證據,日後於訴訟上亦可作為一重要證據,故欲進行催告時,縱法無限制應以何種方式為之,為避免對方事後否認曾受催告,致生舉證之困擾,宜選擇以存證信函為之,杜絕日後之爭執。

 

存證信函的功用 :

日常生活中的許多法律糾紛,經常涉及證據的蒐集、書面的意思表示,甚至於如何防患未然,存證信函即扮演相當重要的角色。

 

存證信函究竟有那些功能?

(一)「證據保存」上的功能:

存證信函一定是採書面的方式,又載有發信人和收信人,與發信的時間,因此不會造成口說無憑的情形,將來如果為了某件事實有所爭議時,曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。目前依據存證信函的證據功能,所能獲致法律上之效益,最顯著的有以下兩項 :

1.證明曾為意思表示(或通知):

最常運用於解除契約、終止契約、意思表示撤銷、承認、抵銷等。

2.證明時效之遵守:

時效的遵守與否,往往是影響法律關生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信,何時收件,在時間上的證據力確定而不可動搖,這無論在請求權之消滅石效上或形成權之除斥期間上,「存證信函」在在都發揮出強大威力的證據功能。

 

(二)防患未然的功能:

在許多民、刑事案件在告上法庭前,只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函,無論是通知、催告、或警示對方,經常會使一些稍具法律常識的人,知所收斂,不敢妄為,或使對方不再存僥倖之心,而主動與對方達成協議或和解,甚至於履行應盡的義務,如此一來,不須漫長的訴訟,自然能達到保障權益的效果!

 

※善用存證信函之時機:

只要懂得隨時利用存證信函存證信函自然就成了每個人不可或缺的防患及保障權益的利器。諸如:毀約之防止不再續租之通知請走不受歡迎的房客催付租金車禍求償購屋糾紛解除契約郵購買賣的解除資遣費請求共有土地出售拒付管理費之追討等等。

除此之外,由於存證信函主要的功能在於「保存證據」與「防患未然」,所以一般信函內容,則以力求精簡、扼要,一目了然為宜,最重要的是推敲全盤過程,把握住在法律上的關鍵點,以作為信函的重心。倘若民眾恐百密有一疏,則應尋求專業的法律人士代為處理。

 

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